Identifier les répondants

Par défaut, les réponses sont anonymes. Si vous devez recontacter quelqu’un ou rapprocher les réponses de vos fiches clients, Diaform vous propose quatre façons d’associer une identité à une conversation.

Demander un e-mail pendant l’entretien#

Ajoutez une question comme « Quelle adresse e-mail pouvons-nous utiliser si nous devons revenir vers vous ? ». Dans les Options avancées de la question, activez Réponse obligatoire si une réponse sans e-mail ne vous sert à rien.

L’IA vérifie que l’adresse semble utilisable et demande au répondant de confirmer celle qui paraît erronée. Si une personne esquive trois fois une question obligatoire, l’IA met fin à la conversation avec le statut Annulée : n’utilisez donc cette option qu’en cas de réelle nécessité. Consultez Options avancées des questions.

Envoyer des liens d’invitation#

Pro Les liens d’invitation sont des liens personnels qui portent une identité. Ils sont disponibles avec les offres Pro, Business et Enterprise.

Envoyer l’invitation par e-mail#

Quand une invitation comporte une identité E-mail et que le projet est publié, la fenêtre affiche une option Envoyer l’invitation par e-mail, activée par défaut. Laissez-la activée et Diaform envoie le lien à cette adresse dès que vous cliquez sur Créer et envoyer. Désactivez-la pour créer le lien sans envoyer d’e-mail à personne. Vous pourrez toujours envoyer l’e-mail plus tard depuis le menu de l’invitation.

• L’e-mail est rédigé dans la langue du projet, cite votre produit, précise que la conversation se déroule avec un intervieweur IA et combien de temps elle prend, et comporte un seul bouton pour commencer.
• Les réponses à l’e-mail arrivent à la personne qui a créé l’invitation.
• Si le répondant n’a pas terminé au bout de 3 jours, Diaform envoie un rappel. Il n’y en a pas d’autre ensuite.
• Chaque e-mail contient un lien de désabonnement. Une personne qui se désabonne ne reçoit plus d’invitations de votre organisation.
• Le nombre d’e-mails d’invitation que vous pouvez envoyer chaque mois dépend de votre offre. Voir Limites d’invitation plus bas. Rien n’est envoyé quand le projet n’est pas publié ou que votre organisation a épuisé son utilisation.

La liste des invitations désigne chaque invitation par son adresse e-mail, ou par son nom ou un ID quand elle n’a pas d’e-mail, et affiche Invitation envoyée par e-mail ou Rappel envoyé à côté de la date. Cliquez sur une ligne pour voir toutes les identités de l’invitation et ce qu’elle est devenue. Les trois points au bout d’une ligne ouvrent un menu avec Copier le lien d’invitation, Envoyer l’e-mail (pour une invitation dotée d’une adresse e-mail, mais pas encore envoyée par e-mail) et Supprimer l’invitation. Diaform vous demande de confirmer avant l’envoi ou la suppression. Le lien d’une invitation supprimée ne fonctionne plus, et une réponse déjà donnée est conservée.

Chaque lien correspond à une seule conversation. Le répondant peut partir et revenir jusqu’à la fin de l’entretien. Le lien se ferme alors, et la liste affiche l’invitation avec le statut Terminé.

Pour n’accepter que les personnes invitées, cliquez sur Accès des répondants, choisissez Liens sur invitation et cliquez sur Enregistrer. Votre lien public et vos intégrations sont alors désactivés. En mode Lien public, les liens d’invitation et le lien public fonctionnent en parallèle.

Vous pouvez aussi créer des liens d’invitation depuis vos propres systèmes. Voir API des invitations de répondants.

Importer une liste de contacts#

Pour inviter beaucoup de personnes en une fois, cliquez sur la flèche à côté de Créer une invitation, choisissez Importer en masse et sélectionnez un fichier CSV avec une personne par ligne, jusqu’à 2 000 personnes. Associez chaque colonne à un type d’identité ou laissez-la de côté. Activez Envoyer les invitations par e-mail pour envoyer son lien à chaque personne, ou laissez l’option désactivée et cliquez sur Télécharger les liens pour obtenir un fichier avec tous les liens et les envoyer vous-même. Ignorer les personnes déjà invitées écarte les adresses e-mail qui ont déjà une invitation pour ce projet.

• Une organisation ne peut avoir qu’un seul import en cours à la fois. Si un collègue est en train d’importer, ou si vous avez un import ouvert dans un autre onglet, attendez qu’il soit terminé.
• Les e-mails d’un import partent dans les minutes qui suivent.

Limites d’invitation#

• Les deux compteurs sont remis à zéro en même temps que vos messages IA mensuels.
• Les rappels ne comptent pas comme des e-mails d’invitation.
• Les personnes écartées d’un import parce qu’elles étaient déjà invitées ne comptent pas.
• Un fichier peut contenir jusqu’à 2 000 personnes. Répartissez une liste plus longue sur plusieurs fichiers.
• Quand les e-mails d’invitation sont épuisés, les personnes que vous invitez reçoivent toujours un lien, mais pas d’e-mail. Quand les imports sont épuisés, le reste du fichier est écarté.
• Les liens d’invitation créés un par un, à la main ou via l’API, ne comptent pas dans les imports.

Transmettre un identifiant depuis votre intégration#

Si vous intégrez l’entretien à votre application, transmettez l’ID ou l’e-mail de l’utilisateur avec data-identifier sur la bulle de chat, ou avec &identifier= dans l’URL de l’iframe intégrée. Consultez Publier et partager.

Extraction par l’IA#

À la fin d’une conversation, Diaform recherche les informations que les répondants ont données sur eux-mêmes, comme leur e-mail, leur nom, leur téléphone ou leur entreprise, et les enregistre comme identités. L’extraction est conçue pour ignorer les noms de produits ou d’entreprises qui n’apparaissent que comme sujets de feedback.

Chaque identité, quelle que soit la façon dont elle a été recueillie, apparaît sur la réponse, dans les exports CSV et dans les données des webhooks.